بررسی وضعیت نگهداری مدارک پزشکی در بیمارستان‌های ایران: یک بررسی ملی مقالة

مقدمه: در سازمان‌های مراقبت بهداشتی و درمانی، منبع اصلی اطلاعات مراقبت بهداشتی و درمانی، مدارک پزشکی بیماران است. این مدارک زمانی می‌توانند برای ادامه درمان بیمار، تحقیقات، جنبه‌های قانونی و غیره استفاده شوند که به درستی نگهداری گردند. بنابراین، هدف از این مطالعه بررسی وضعیت نگهداری مدارک پزشکی در بیمارستان‌های ایران بود. روش‌پژوهش: این پژوهش یک مطالعه توصیفی - مقطعی است که در سال 1391 انجام شده است. جامعه پژوهش را تمامی بیمارستان‌های ایران (890 بیمارستان) تشکیل می‌دادند. برای گردآوری داده‌ها چک لیستی از طریق وزارت بهداشت برای تمامی بیمارستان‌های کشور فرستاده شد. داده‌های گردآوری شده با استفاده از روش‌های آمار توصیفی (میانگین و درصد فراوانی) در نرم‌افزار SPSS16 تحلیل گردیدند. یافته‌ها: 73/7 درصد از فضای بخش مدارک پزشکی به نگهداری پرونده‌ها اختصاص داده شده بود. بیشتر بیمارستان‌ها (41/8 درصد) از روش شماره‌دهی واحد استفاده می‌کردند. روش بایگانی در بیشتر بیمارستان‌ها (43/7 درصد) شماره‌ای مستقیم بود. 14/9 درصد از بیمارستان برای نگهداری پرونده‌ها در کنار روش بایگانی سنتی (کاغذی) از روش اسکن و ذخیره‌سازی الکترونیکی نیز استفاده می‌کردند. نتیجه‌گیری: نتایج پژوهش نشان داد که وضعیت نگهداری مدارک پزشکی در برخی از بیمارستان‌های ایران با استانداردها مطابقت ندارد. لذا تصویب استانداردهای ملی برای نگهداری مدارک پزشکی از طرف وزارت بهداشت توصیه می‌گردد.

Introduction: The patient's medical records are the main source to provide healthcare organizations with needed information. These documents can be used for several purposes such as medical research and patient's treatment continuity. Only on condition that they are properly maintained they can be utilized by healthcare organizations. Thus، the aim of this study was to survey the medical records maintenance in Iranian hospitals. Methods: This was a cross-sectional study، which was conducted from 2012 to 2013. The study population consisted of all hospitals of Iran (890 hospitals). A checklist was sent to all hospitals in Iran by the Ministry of Health to collect data. The data were analyzed by using descriptive statistics in SPSS (version 16) software. Results: The study revealed that 73.7% of medical record departments` space was allocated to store the medical records. Most of the hospitals used unit-numbering system for numbering medical records (41.8%). Straight serial numbering was the filing method used in most hospitals. 14.9% of hospitals used document imaging for maintaining medical records along with the traditional filing approach (paper based). Conclusion: Based on the results of the present study، medical records maintenance in some hospitals of Iran does not meet the standards. Therefore، reaching comprehensive national standards of medical records maintenance is recommended by the Ministry of Health and medical education.

لذا این مطالعه با هدف بررسی وضعیت نگهداری مدارک پزشکی در بیمارستان‌های ایران انجام گرفته است. برای جمع‌آوری داده‌ها، این چک لیست در قالب "فرم جامع جمع‌آوری اطلاعات مربوط به مدارک پزشکی در بیمارستان‌های ایران" به همراه دستورالعمل تکمیل آن از طریق دفتر آمار و فناوری اطلاعات، معاونت درمان وزارت بهداشت برای تمامی دانشگاه‌های علوم پزشکی سراسر کشور ارسال شد. در بیمارستان‌های مورد بررسی بطور میانگین 7/73 درصد از فضای بخش مدارک پزشکی به نگهداری پرونده‌ها اختصاص داده شده بود. یافته‌های مرتبط با شیوه نگهداری مدارک پزشکی در بیمارستان‌های ایران: اکثریت بیمارستان‌ها (5/85 درصد) برای نگهداری پرونده‌های خود تنها از روش بایگانی سنتی (کاغذی) استفاده می‌کردند (جدول 2). Organizational chart of health information management department, presented a new pattern for hospital of Iran, Payesh 2008; 7(2):129-140. Compare electronic medical record filing with traditional approach in hospitals in selected cities and submit appropriate framework. Health Information Management: From design to operation, Shiraz: Shiraz University of Medical Sciences Press; 2000. Process of preservation and destruction of medical records and to develop related guidelines in hospitals in Isfahan 2007, [Research Project], Isfahan University of Medical Sciences; 2008[Persian] 10- Claeys T. Study on Medical Records Departments Function of Hospitals Related to Ahvaz Jundishapur University of Medical Sciences, Sci Med J; 2011: 9(6):615-62. [Persian] 18- Medical records manual: a guide for developing countries, World Health Organization Regional Office for the Western Pacific; 2006. Can electronic medical record systems transform health care? Retracted: A Comparative study of Medical Record standards in Selected Countries, J Health Adm; 2004: 7 (15) :16-21.