ملخص الجهاز:
"ب-وظایف آرشیو نوین چین 1-مطالعه و کار آرشیوی براساس مقررات،سیاستها و روشهای نوین و طرحهای مشخص؛ 2-سازماندهی و همکماری آرشیوی و توسعۀ آن در سراسر کشور و ارائۀ پیشنهادها در خصوص روشهای جامع آرشیوی و در نهایت اجرای آنها،به منظور تقویت و توسعۀ آرشیو؛ 3-کنترل و نظارت کامل بر اجرای قانونمند سیاستهای آرشیوی،تحقیق در خصوص عملکردها و رفتارهای غیرقانونی آرشیوی و تنبیه افراد خاطی؛ 4-نظارت مستقیم بر امور اسنادی وزارتخانهها،مؤسسات زیرنظر دولت و آرشیوهای ایالتها،نواحی و بخشها؛ 5-آموزش و سازماندهی نظریهها و طرحهای آرشیوی و مطالعات علمی و کاربردی مرتبط و فراهم ساختن امکانات برای آموزش کارشناسان اسناد؛ 6-سازماندهی تبادلات بین المللی آرشیوی.
با ادغام کمیتۀ مرکزی آرشیو و تشکیلات آرشیو اصلی چین،امور مربوط به حفظ و نگهداری اسناد و سیاستگذاریهای آرشیوی تقویت گردیده و همچنان که اشاره شد،امروزه 031,3 واحد آرشیو در سراسر آن کشور در حدود 80 میلیون جلد سند را نگهداری میکنند و طول فضای آرشیوی آنها بالغ بر 070,1 کیلومتر مربع میباشد(قدیمیترین اسناد،مربوط به سلسلۀ تانگ39و همچنین اسنادی از شاهان سلسلۀ یوآن40و مینگ41به سال 1704 م.
ج-علم مدیریت اجرائی اسناد آرشیو،مجموعۀ اسناد در شکلهای مختلف شامل نوشتهها به زبانهای گوناگون،تصاویر،نمودارها و اسناد دیداری و شنیداری است که حفظ و نگهداری آنها به عنوان ارزش برای دولت و جامعه محسوب میگردد و این مجموعه زیر نظر بخش دولتی، مؤسسات عمومی و گاهی افراد میباشد.
این روال امحا در سراسر آرشیوهای کشور چین،از مرکز گرفته تا بخشها و شهرهای کوچک،با تأیید افراد حرفهای در فن آرشیو انجام میگردد و هر آرشیو به صورت مستقل حق تصمیمگیری و امحا را با توجه به روند قانونی دارد؛ ولی تکیه بر حفظ و نگهداری اسناد میباشد."