ملخص الجهاز:
"در این راستا،بخش تنظیم و توصیف اسناد این معاونت،مبادرت به انجام سلسله اقداماتی کرد که به اهم آنها در زیر اشاره میگردد: -تدوین آئیننامهء نحوهء تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی؛ -تدوین دستور العمل نمایهسازی اسناد آرشیوی؛ -شروع به کار تدوین اصطلاحنامهء اسناد ملی ایران؛ -شروع به کار تدوین فهرست مستند اسامی رجال(مطرح در اسناد)؛ -به کارگیری استاندارد بین المللی توصیف آرشیوی( ISAD )در فرایند تنظیم و توصیف اسناد ملی و طراحی و ارائهء کار برگهء ویژهء تنظیم و توصیف اسناد براساس استاندارد مزبور و با مراعات مقتضیات فرهنگی و اداری کشور (بومیسازی قواعد)؛ -تأسیس کار گروه(کمیتهء)هماهنگی روشهای تنظیم و توصیف اسناد در مراکز آرشیوی کشور،به منظور تحقیق ایدهء یکسانسازی روشها و ایجاد شبکهء فهرستگان اسناد ملی،و استقرار دبیرخانهء آن در این بخش.
چنانکه در بالا اشاره شد،یکی از اقدامات اساسی انجام شده،تدوین آئیننامه نحوهء تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی مشتمل بر هیجده ماده و هفت تبصره بود که با تصویب نهایی آن در شورای عالی اسناد ملی و ابلاغ به کلیهء مراکز آرشیوی کشور،چشمانداز نظام آرشیوی کشور را در صورت اجرای آن در این مراکز،روشن و نویدبخش میتوان دید.
مادهء 13 چون در حال حاظر روند جایگزین اسناد الکترونیکی به جای اسناد کاغذی در مبادلهء اطلاعات بین اشخاص حقیقی و حقوقی رو به رشد میباشد و در این رویکرد جدید،کار انجام شده در سازمان یا سازمانهای ذیربط محوریت دارد،بالطبع نگهداری اسناد الکترونیکی با تمرکززدایی همراه خواهد بود؛از اینرو،تمهیدات لازم برای جلوگیری از مخدوش شدن اصل آرشیوی حفظ اصالت و منشأ اسناد،در تنظیم آنها ضروری است."