خلاصه ماشینی:
درصورتی که جلسهای اضطراری باشد، حداقل باید اهداف کلی بهوسیله تلفن برای همه توضیح داده شود و در شرایط اضطراری، دستور کار را در شروع جلسه با بکارگیری راهکارهای ارائه شده منظم و مرتب کنید اما هرگز جلسهای را بدون دستور کار برگزار نکنید.
اگر نیاز به کسب اطلاعت بیشتر یا جدیدتر برای واضحتر شدن موضوع یا حتی حضور اعضاء دیگری باشد، (اگر شما صحیح برنامهریزیکرده باشید، بطور یقین این مسئله اتفاق نخواهد افتاد)باید آنرا در خلاصه مذاکرات و اهداف کاری جلسه آتی اظهار کنید،و در صورتی که موضوعی تنها برای بررسی بیشتر از دستور جلسه خارج شده باشد،باید در خلاصه مذاکرات بیان شود.
در این صورت هرکس با خواندن یک نسخه از خلاصه مذاکرات قادر است آنچه را که در جلسه تکمیل شده و یا هنوز نیاز به انجام کار در مورد آن است،بازنگری کند.
اسامی سایر افرادی را نیز که باید خلاصه مذاکرات برایشان ارسال شود،تهیه کرده و از این افراد در مورد چگونگی پیشرفت کار و اقدام خود در برگزاری جلسات نظرخواهی کنید.