خلاصة:
سه وظیفهء اساسی آرشیو،جمعآوری،نگهداری و ایجاد دسترسی به اسناد است.اولین چالشی که آرشیوها با آن روبه رو هستند،انتخاب اسناد است.ارزشیابی،در واقع نوعی انتخاب با نگاه به ارزشهای مالی،اداری و آرشیوی اسناد،به منظور نگهداری دائمی آنهاست که با توجه به حجم روزافزون اسناد کاغذی و رقمی(دیجیتالی)،امری اجتنابناپذیر شده است.برای ارزشیابی اسناد،نظریههای گوناگونی ارائه شده است که در این مقاله،به اختصار برخی از مهمترین آنها مورد بررسی قرار میگیرد.
ملخص الجهاز:
"برای ارزشیابی اسناد،نظریههای گوناگونی ارائه شده است که در این مقاله،به اختصار برخی از مهمترین آنها مورد بررسی قرار میگیرد.
(مرادی،4831) انجمن آرشیوداران آمریکا،1در واژهنامهء خود این تعریف را از آرشیو ارائه داده است:«مولد پدید آمده حین انجام دادن کارها یا دریافت کردهء شخص،خانواده،یا سازمان (عمومی یا خصوصی)که به دلیل ارزش ماندگارشان،به علت اطلاعاتی که دارند یا به علت گواه بودن بر کارکردها و مسئولیت پدیدآورندگانشان نگهداری میشوند؛بویژه آن دسته از موادی که با بهرهگیری از اصول خاستگاه،ترتیب اصلی و کنترل جامع نگه داشته میشوند...
(هانتر،47991) ارزشیابی،یک مسئولیت سنگین اجتماعی را به آرشیوداران واگذار میکند؛درحالیکه آرشیودار اسناد را ارزشیابی میکند،در واقع چیزی کمتر از این انجام نمیدهد که در زمان حال،از میراث مکتوب آیندهای میسازد که نسل آینده،آن را مورد مطالعه قرار خواهد داد.
(کوک،2991) نظریهء ارزشیابی اسناد(از 6891 تاکنون) پیامد تفکرات حرفهای«هم»دربارهء ارزشیابی آرشیوی در سال 0791،پیدایش هدف جدیدی برای این فعالیت بود که نیازهای پدیدآوران و کاربران اسناد را فراهم نمیآورد، بلکه اسناد آرشیوی را مدنظر قرار میداد تا ارزش جامعه را به صورت کلی منعکس کنند.
(مارشال،6002) اولین شیوهء ارزشیابی بالا به پائین-که در متون آرشیوی مطرح شده است-راهبرد ثبت اسناد است که آن را«ساموئلز»53در زمانی که در«مؤسسهء فناوری ماساچوست»63آرشیودار بود،مطرح کرد.
بعد از بررسی گزینههای گوناگون-که در دیگر سازمانها به کار میرفت شامل: راهبر ثبت اسناد،تحلیل وظایف سازمانی،شیوهء کانادا و هلند-آرشیو ملی استرالیا،به این نتیجه رسید که شیوهء ارزشیابی،براساس وظایف دولت برای محیط استرالیائی مناسبتر است.
اواسط دههء 0891،شاهد رشد پژوهشهای ارزشیابی در زمینهء مدیریت مجموعهها، تحلیل مجموعهها و خط مشی مجموعهها،به منظور بالا بردن کیفیت اسناد آرشیوی بود."