خلاصة:
کتابخانه با موادی سر و کار دارد که بخش اعظم آن منتشر شده یا به قصد انتشار به وجود آمده،و آرشیو مجموعهای از پیشینه فعالیتهای سازمانی یا اجتماعی است که مواد اصلی آن غالبا منتشر نشده است.اهمیت حفظ و نگهداری مواد در این دو نهاد به یک اندازه نیست؛هنگامی که منبع اطلاعات تک نسخه است،اهمیت حفظ و نگهداری آن به اوج میرسد در عین حال نوع دسترسی نیز در این دو نهاد متفاوت است؛و البته اگرچه آرشیوها دارای کتاب و نشریه هستند،وظیفه اصلی آنها ارزشیابی، انتقال سوابق واجد ارزش از دستگاهها،تنظیم و توصیف،حفاظت و نگهداری و ارائه اسناد در چارچوب مقررات به کاربران است.همچنین اگرچه در برخی کتابخانهها مواد آرشیوی نیز نگهداری میشود،وظیفه اصلی کتابخانهها حفظ مجموعه کتابها و دیگر مواد چاپی و آمادهسازی آنها برای استفاده کاربران است.هر دوی این نهادها به عنوان مؤسسههای فرهنگی،به رغم وجوه اشتراک و همچنین برخی اهداف مشترک مانند ذخیره و اشاعه اطلاعات،دارای مفاهیم،وظایف،خطمشی و ویژگیهای خاص خود هستند و با در نظر گرفتن مأموریت،جایگاه،جامه کاربران،منابع مالی،انسانی و دیگر عوامل ترغیب یا محدودکننده، ضمن گردآوری و سازماندهی یک مجموعه،آن را دسترسپذیر نیز میسازند.از این رو در مطالعه حاضر به وجوه اشتراک و افتراق دو نهاد مذکور پرداخته شده است.
ملخص الجهاز:
"اهمیت حفظ و نگهداری مواد در این دو نهاد به یک اندازه نیست؛هنگامی که منبع اطلاعات تک نسخه است،اهمیت حفظ و نگهداری آن به اوج میرسد در عین حال نوع دسترسی نیز در این دو نهاد متفاوت است؛و البته اگرچه آرشیوها دارای کتاب و نشریه هستند،وظیفه اصلی آنها ارزشیابی، انتقال سوابق واجد ارزش از دستگاهها،تنظیم و توصیف،حفاظت و نگهداری و ارائه اسناد در چارچوب مقررات به کاربران است.
منابع کتابخانه به منظور مراجعه و مطالعه تولید میشوند و مورد استفاده همه افراد جامعه قرار میگیرند،در صورتی که مواد آرشیوی دارای وظایف عملکردیاند، عمدتا در خلال تغییر و تحولات روزانه و به منظور اهداف ارجاعی تولید میشوند؛یعنی ویژگیهای ملی دارند و کاربران آن نیز نویسندگان و پژوهشگرانی هستند که برای اطلاع از طبیعت و محتوای این مواد به آنها رجوع میکنند(رحمان،2731،ص 6).
در کل میتوان چنین نتیجه گرفت که مواد آرشیو براساس محتوای اطلاعاتی آنها مرتبط با تشکیلات و وظایف سازمان مادر تنظیم میشوند و روش تنظیم آنها اصولا با سیستم طبقهبندی و فهرستنویسی مورد استفاده در کتابخانهها متفاوت است؛به طوری که هر کتاب به عنوان یک ماده مستقل فهرستنویسی شده و به آن یک نشانه طبقهبندی برای ترتیب اصولی و نظاممند آن بر روی قفسه داده میشود(رحمان،2731،ص 7).
آرشیوها نیز با آنکه حاوی کتاب و به ویژه مواد مرجع هستند،وظیفه اصلی آنها گردآوری، حفاظت و نگهداری مجموعه اسناد و مدارک سازمان است و تمام اطلاعات موجود را برای محققان فراهم میکنند تا بتوانند موضوعات مورد تحقیقشان را شکل داده و نتیجهگیری کنند."