خلاصة:
بخش دولت در حال حاضر با مشکلات فراوانی روبرو است که بخش عمده ای از آن ها در فرایندهای ناهماهنگ انجام امور ریشه دارد. فرایندها به مثابه رگ ها، به جریان در آوردن امور در بدنه سازمان های دولتی را بر عهده دارند. این در حالی است که در سیستم اجرایی دولت به دلیل گسترش قابل توجه سازمان ها، عدم بازنگری در نحوه انجام کارها، تنوع، و پیچیدگی سازمان ها، این فرایندها به شدت ناکارآمد شده اند. از این رو، بهبود فرایندهای دولت، می تواند تاثیر قابل توجهی در کارا کردن کل بدنه دولت داشته باشد و مستند سازی این فرایندها، اولین گام در این راستا است. تاکنون ابزارها و راهکارهای موجود مستندسازی در مقیاس های کوچک سازمانی با موفقیت به کار برده شده اند؛ اما عواملی نظیر پراکندگی و تنوع سازمان های دولتی، شبکه پیچیده ارتباطات بین آن ها، نظام های گوناگون مدیریتی حاکم بر سازمان های مختلف، ساختارهای متفاوت سازمانی و محدودیت های زمان وامکانات، چالش های جدیدی را در مستند کردن فرایندهای بخش دولت پدید آورده است. از سوی دیگر، مستندسازی موثر فرایند ها باید کارکردهایی همچون ارائه تصویر کلی از فرایندها، نشان دادن توالی انجام آن ها در بخش های مختلف سازمان، تعیین سلسله مراتب آن ها، کمک به درک اهداف و استراتژی سازمان ها و نحوه عملیاتی کردن آن ها، تعیین فرایندهای اصلی، تسهیل ارزیابی سازمانی، امکان نمایش جزئیات در سطوح مختلف، امکان مقایسه فرایندها، و کمک در یافتن گزینه های بهبود سازی را تامین کند. این ملاحظات از یک سو و از سوی دیگر، فقدان هر گونه تجربه علمی و علمی در چنین گستره ای، مشکلات و چالش ها را در چندان می سازد. این مقاله با پرداختن به موضوعات فوق، راهکاری برای مستندسازی فرایندهای دولت ارائه می کند.
ملخص الجهاز:
"از سوی دیگر،مستندسازی مؤثر فرایندها باید کارکردهایی همچون ارائهتصویر کلی از فرایندها،نشان دادن توالی انجام آنها در بخشهای مختلف سازمان،تعیین سلسلهمراتب آنها،کمک به درک اهداف و استراتژی سازمانها و نحوه عملیاتی کردن آنها،تعیینفرایندهای اصلی،تسهیل ارزیابی سازمانی،امکان نمایش جزئیات در سطوح مختلف،امکان مقایسهفرایندهای،و کمک دریافتن گزینههای بهبودسازی را تأمین کند.
IB} اژههای کلیدی: {VKمدیریت فرایندها،مهندسی مجدد فرایندها،اصلاح فرایندهای دولت،مستندسازی،شبکه دولتVK} -مقدمه امروزه سازمانهای دولتی در ایران با مشکلاتعدیدهای نظیر عدم هماهنگی،فقدان یکپارچگی امور،وزمان طولانی غیر قابل قبول در انجام کارها مواجهن کهتأثیر آنها بر کیفیت خدمات ارائه شده و رضایتمشتریان کاملا محسوس است.
اینمحدودیت،در مستندسازی فرایندهای بخش دولتبه عنوان یک کلان سیستم ملی،بیش از پیش نمایان شدهو اجرای گسترده برنامههای بهبود فرایندهای دولت رابه مخاطره میکشاند،به گونهای که ابزارها و راهکارهایمناسبی برای اعمال گسترده چرخه بهبود فرایندها دربخش دولت مورد نیاز است.
-کارکردهای مورد انتظار از مستندسازیفرایندهای دولت قبل از که به بررسی روشهای ممکن و انتخابیک روش مطلوب مستندسازی گسترده فرایندهایدولت پرداخته شود،باید به روشنی معلوم گردد که ازمستندسازی چه انتظاراتی باید داشت؛زیرا با توجه بهانتظارات مختلف میتوان مستندات مختلفی از یکفرایند تولید کرد.
22 wolfkroW ssenisuB PAS ,21 RPB+dnetxE ,20بههرحال،انتخاب یک نرمافزار مستندسازی خوببرای مستندسازی فرایندها در بخش دولت مستلزم درنظر گرفتن مجموعهای از ویژگیها است که توجه بهمعیارهای زیر میتواند به این ارزیابی کمک کند: 1.
(به تصویر صفحه مراجعه شود) 0-جمعبندی نگرش فرایندی که به عنوان یک راه حل اساسی برایمعضل بهسازی و بهبود ساختار و عملکرد دولت توجیهو مورد بحث قرار گرفت،به ابزارهایی تکیه دارد که اززیربناییترین آنها ابزارهای مستندسازی و تحلیل وضعموجود است."