ملخص الجهاز:
"شورای مشورتی اسناد دولتی این شورا،براساس قانون سال 1958 تشکیل شد و درباره گردآوری و حفظ و نگهداری اسناد دولتی،و ایجاد تسهیلات برای دسترسی مراجعهکنندگان به آن اسناد،رهنمودهای لازم را ارائه میدهد.
اداره اسناد دولتی نیز،مسئول هماهنگی،نظارت بر نظم و ترتیب اسناد و ارائه رهنمودهائی است که براساس آن،سازمانهای تولیدکننده اسناد،وظیفه دارند تا سیستمهای کارآمدی برای تولید سوابق و نظارت بر آنها،حفظ و انتخاب اسناد باارزش آرشیوی به وجود آورند.
ج-دسترسی اداره اسناد دولتی،هم برای مراجعه دستگاههای تولیدکننده سند و هم برای مراجعهکنندگان آزاد،تسهیلات لازم را به منظور دسترسی به اسناد موجود در آرشیو تدارک میبیند که شامل موارد زیر است: .
اسناد و نامههای مربوط به سیاستگذاریها،شامل اسناد موجد قانون تابع (فرعی)،تفویض اختیار به وزیران و اسنادی که برای طرح در هیئت دولت و کمیتههای آن،آماده شده است(از جمله همه پیشنویسها)؛ .
S ،اسنادی که دسترسی به آنها،:دیرتر از مدت معمول سی سال مجاز میگردد،عبارتند از: 1-1-اسناد بسیار حساس که آشکار شدن آنها از نظر امنیت یا سایر زمینهها(از جمله تضمین درآمد)،به زیان جامعه است؛ 2-1-اسناد حاوی اطلاعاتی که با اعتماد ارائه شده است و آشکار شدن آن،موجب ایجاد تشنج یا به خطر انداختن زندگی افراد یا فرزندان آنها گردد.
12ولی موارد درخواست،پس از طی 20 سال باز هم مورد بررسی قرار میگیرد تا«ریاست عالی»،تعیین کند که آیا ادامه نگهداری اسناد ردیف خاصی در اداره پس از 30 سال،هنوز هم توجیهپذیر است یا نه.
ا»،در شرایط ذیل ارائه میگردد: الف-چنانچه پرسش از یک مقام یا منبع رسمی و برای اهداف اداری واصل شود و جزئیات دقیق اطلاعات مورد نیاز به وضوح اعلام گردد،به نحوی که بتوان آنها را بسرعت در سیستم شناسایی کرد."