Abstract:
سوابق ١ بهداشتی و درمانی یکی از گروه های مهم اسناد و مدارک ٢ را تشکیل میدهند. یکی از دلایل این اهمیت آن است که این سوابق مستقیما با مساله مرگ و زندگی افراد در ارتباط میباشند. با توسعه علوم و پیشرفت شیوه های بهداشتی درمانی ، تولید این قبیل سوابق شدت گرفت و روزبروز بر اهمیت و تعداد آن ها افزوده شد، هرچند امروزه با کمک رایانه ، از شدت رشد سریع گذشته سوابق فیزیکی و انباشتگی بایگانیها کاسته شده است ، اما گاه افزونگی داده ها و حتی اطلاعات غیر مفید مانع از حصول سریع و دقیق پژوهشگران این حوزه به اطلاعات مورد نیاز میشود. اگرچه ممکن است برخی پژوهشگران حوزه سلامت و به ویژه پزشکان تمایل داشته باشند به دلیل اهداف پژوهشی خود، تمام سوابق را نگهداری کنند، اما این کار عموما ممکن نیست . برای دسترسی به بهترین نتیجه ، مدیران اسناد با همراهی آرشیودارها به تعیین تکلیف سوابق میپردازند. در واقع نتیجه ارزشیابی توسط آرشیودارها، انتقال سوابق با ارزش موقت به بایگانی راکد (ملی) و سوابق دارای ارزش دائمی نگهداری (اسناد) به آرشیو، و صدور مجوز امحا اوراق فاقد ارزش (زائد) می باشد. در مقاله حاضر ارزش سوابق بهداشتی ـ درمانی، دلایل و چگونگی ارزشیابی آن ها، روش های شناسایی سوابق باارزش و سوابق فاقد ارزش ، مورد بررسی قرار خواهد گرفت .
Machine summary:
") این سازمان برای انجام وظایف محوله قانونی خود ناگزیر از بررسی ـ که در آرشیو از آن با عبارت های تعیین تکلیف و ارزشیابی ٤ یاد میشود ـ پرونده های راکد وزارتخانه ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت ، به منظور جمع آوری و حفظ اسناد ملی ایران ، تمرکز پرونده های راکد و امحای اوراق زائد میباشد.
[آ]) از جمله هدف های مهم دیگری که «ارزشیابی» دنبال میکند به طور خلاصه میتوان به موارد زیر اشاره نمود: قانونمندسازی امحای اوراق زائد؛ تدوین جدول های زمانی و تعیین عمر مفید سوابق ؛ آزادسازی فضای بایگانیها؛ گزینش و انتقال اسناد با ارزش به آرشیو ملی (مدیریت هماهنگی و ارزشیابی اسناد، ١٣٨٨ ش .
ارزشیابی سوابق پزشکی شاید این پرسش برای کادر درمانی پیش آمده باشد که تا چه زمانی باید پرونده های پزشکی افراد را نگاه داشت ؟ آیا نگهداری تمام اوراق و اسناد و مدارک موجود در پرونده لازم است ؟ شاید بسیاری از پزشکان علاقمند باشند که اسناد پزشکی یا به همان صورتی که ایجاد شده ، یا با انتقال بر روی واسطه های رایانه ای نگهداری شود، (جایاسوریا، ١٣٧٩ ش .
) این مفهوم که سوابق دارای چرخه حیات هستند و این که مدیریت سوابق بخشی از زنجیره نگهداری است ، به همان اندازه که در مؤسسات و دستگاه های دولتی و وابسته به دولت کارایی دارد، در وزارت بهداشت ، درمان و آموزش پزشکی و به ویژه در مراکز درمانی و بیمارستان ها و برای پرونده های پزشکی هم کاربرد دارد."