Abstract:
آرشیوها و مراکز اطلاعات و مدارک تخصصی ادارات دولتی، شرکتها و سازمانها مجموعهای از مدارک کاغذی را در خود جای دادهاند که افزایش این مدارک و محدودیتهای مربوط به فضا و نگهداری از یک سو، و قرارگرفتن سازمانها در جریانی رو به سوی دولت الکترونیکی از سوی دیگر، باعث گردیده این مدارک بیش از پیش به قالبهای الکترونیکی تبدیل شوند و راهبردهای مدیریت و نگهداری آنان در همان راستا تغییر یابد. راهبرد مدیریتی این نوع از منابع اطلاعاتی تحت عنوان «مدیریت مدارک و رکوردهای الکترونیکی» مطرح است.مهمترین مسائل در مدیریت این مدارک و رکوردها یکدستی، اعتبار، میانکنشپذیری، توصیف و بازیابی است که نقش ابردادهها را با توجه به قابلیتهای آنان در این زمینهها بیشتر میکند. این مقاله ضمن معرفی استاندارد جهانی مدیریت رکوردهای الکترونیکی به بحث درباره استانداردهای تدوینشده رایج ابردادهای مانند «ئی_جیاماس»، «ایجیالاس»، «جیآیالاس»، و «دیسی» میپردازد.
Archives and special documentations and information centers within government offices, companies and organizations house a collection of paper documents within themselves. The rising number of these documents and storage space limitation on one hand, and current organizational trend towards e-government on the other, had caused these documents to be increasingly converted into electronic format with concomitant change in management and preservation strategy. Electronic Document and Records Management or EDRM is one such management strategy. The most important management issues are consistency, authority, interface, description and retrieval. These issues emphasize the role of metadata given their unique capabilities in this respect. The present paper, while introducing the international standards in Electronic Record Management, would discuss the common metadata standards drafted such as e-GMS, AGLS, GILS, DC.